De groei van virtuele teams (ook wel distributieve of “remote” teams genoemd) is ongekend. Het is al lang geen uitzondering meer om met collega’s samen te werken die zich aan de andere kant van de wereld bevinden. Van snelgroeiende start-ups en een netwerk van digitale nomaden tot aan grote multinationals, steeds vaker zijn teams geografisch verspreid over de hele wereld. En dat brengt andere uitdagingen met zich mee als het aankomt op het bouwen van een team.

In februari was Doors Open in Noorwegen, waar Suzanne een vers samengesteld projectteam met 10 verschillende nationaliteiten, afkomstig uit 6 organisaties en verspreid over 4 landen, begeleidde bij de start van een nieuw project. Zo’n team brengt de nodige uitdagingen met zich mee. En hoewel teams die zich geografisch gezien op dezelfde locatie bevinden ook niet altijd makkelijk zijn om te managen, onderscheiden virtuele teams zich op 3 vlakken:

Tips how to build a virtual team

1 – Complexiteit

Virtuele teams zijn complexer in samenstelling dan teams die op dezelfde locatie werken. Taalbarrières, cultuurverschillen, andere achtergronden, verschillende werktijden en ongelijke toegangsmogelijkheden tot technologie en communicatiemiddelen maken het werken in een virtueel team tot een grote(re) uitdaging.

2 – Onzichtbaarheid

“Ja, dat hebben we bij de koffiemachine besproken” of “We hebben een nieuw product bedacht tijdens de do-mi-bo”.  Fysieke nabijheid maakt het in vele opzichten makkelijker om samen te werken. Er zijn zelfs onderzoeken die uitwijzen dat, als je meer dan 30 meter verwijdert bent van de ander, dit de samenwerking bemoeilijkt!

3 – Gebrekkige en ingewikkelde communicatie

Een groot deel van onze communicatie heeft helemaal niks te maken met wat we zeggen.

Sterker nog, bij face-to-face communicatie is maar liefst 93% van wat we overbrengen non-verbaal.

Door het ontbreken van face-to-face contact, zijn virtuele teams volledig afhankelijk van verbale communicatie. We hebben niets anders dan woorden. Zelfs bij audio-conferenties gaat 50% van datgene wat we zeggen verloren. Dit leidt tot een hoger risico op misverstanden en onbegrip. Zeker als je de verschillende culturen én de taalbarrière daar nog eens bij optelt.

Hoe zorg je er, met al deze extra uitdagingen, voor dat een team dat zich verspreid over de wereld bevindt, toch goed functioneert? Dit zijn onze 10 tips:

1 – Zorg voor een gedeelde visie

In elk team, virtueel of niet, is een gedeelde visie van cruciaal belang. Waarom werken we elke dag aan dit project? Wat is ons doel? Niet voor niets is het ontbreken van gemeenschappelijk belang 1 van de 5 belangrijkste redenen waarom teams – distributief of niet – falen. 

2 – Creëer vertrouwen

Bij virtuele teams is vertrouwen nóg belangrijker dan bij fysieke teams. Een zeer belangrijke voorwaarde voor vertrouwen is bekendheid. Zorg ervoor dat teamleden bekend met elkaar én met het team raken. Start waar mogelijk face-to-face en stap vervolgens over op een virtueel team. Zorg dat je een feedback-cultuur creëert (zie ook punt 6 in deze lijst) en dat beloften nagekomen worden. Het werkt vaak goed door teamleden eerst kleine, concrete taken uit te laten voeren. Dit zorgt stapsgewijs voor meer vertrouwen.

3 – Ontwikkel gezamenlijk een “Way we work” document

Veel virtuele teams gaan de mist in doordat de “Way we work” niet door teamleden gedragen wordt. Laat bij de start van het virtuele team de teamleden zélf bijdragen en ontwikkel een “Way we work” document, dat gebaseerd is op 3 pijlers: vertrouwen, gedeeld begrip en communicatie.

Leg daarin belangrijke afspraken vast als: Wanneer zijn we beschikbaar? Communiceren we het liefst via e-mail, of via Skype? Welk platform kiezen we als belangrijkste communicatiemiddel? Hoe en wat communiceren we tijdens een overleg, en wat daarbuiten? In welke taal doen we dat? Laat teamleden hier zelf een voorkeur in uitspreken en bouw zo aan een manier van samenwerken die voor iedereen prettig is en die door iedereen gedragen wordt.

4 – Onderschat (cultuur)verschillen niet!

“Non-native” sprekers zijn tijdens overleggen wellicht minder geneigd om zich uit te spreken, omdat ze zich ongemakkelijk voelen. Ben jij verantwoordelijk voor het faciliteren van een virtueel overleg? Probeer participatie dan zoveel mogelijk te faciliteren. Hanteer vooral geen “wie zwijgt stemt toe” principe en wees je ervan bewust dat verschillende culturen zich anders uitdrukken. Vraag om bevestiging, of datgene wat er (niet) gezegd wordt ook daadwerkelijk datgene is wat er wordt bedoeld. Zo verlaag je het risico op misverstanden zoals hieronder:

Cultural differences in a team

5 – Zorg voor ritme

Blijf regelmatig communiceren met alle teamleden. Bijvoorbeeld via wekelijkse videogesprekken.

6 – Vraag om feedback – en leg uit waar je mee bezig bent

Door het ontbreken van face-to-face communicatie is de kans op misverstanden en onbegrip vele malen groter. In een virtueel team is het vragen om feedback daarom nóg belangrijker dan bij non-virtuele teams. Maak geen aannames, maar vraag om concrete terugkoppeling.

Tijdens onze sessie in Noorwegen deden de teamleden een oefening waarbij ze moesten samenwerken zonder dat ze elkaar zagen. Het is verbazingwekkend hoe snel je dan langs elkaar heen werkt. Feedback en heldere communicatie zijn van essentieel belang bij virtuele teams.

Ben je benieuwd naar hoe je een effectieve feedback cultuur kunt ontwikkelen? Neem contact met ons op, we vertellen je er graag van alles over!

7 – Gebruik de juiste tools voor belangrijke informatie

Bij virtueel werken is het risico groot dat belangrijke informatie verspreid over (al dan niet privé) computers van teamleden komt te staan. Zorg dat deze informatie veilig en centraal voor iedereen beschikbaar wordt gesteld. Zo voorkom je tijdverlies. 

8 – Minimaliseer op e-mail gebruik

Dit klinkt tegenstrijdig, want hoe communiceer je met een team als je alleen digitaal contact heb? Het probleem is dat veel virtuele teams de neiging hebben om elke e-mail naar iedereen te sturen, waardoor er een overbelading aan informatie ontstaat. E-mail alleen naar collega’s die direct betrokken zijn bij een vraag. Wil je een snelle reactie? Kies dan voor een chatprogramma waar je vragen direct kunt bespreken.

9 – Gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid

Maak duidelijk wie voor welke taak verantwoordelijk is binnen het team. Zorg als leider van het team ook voor regelmatige feedbacksessies en wijs mensen op hun verantwoordelijkheid.

Doors Open - Blog - Hoe bouw je een goed virtueel team

10 – Vier successen en mijlpalen

Net als bij teams waarvan de teamleden zich geografisch op dezelfde locatie bevinden, is ook het vieren van successen bij een virtueel team van belang. Dit houdt de motivatie hoog.

Zijn er tips die jij al toepast bij jouw virtuele team? Laat het weten in de reacties onder dit bericht. Wil je samen met Doors Open aan de slag om ook een succesvol virtueel team te bouwen? Neem gerust contact op, wij drinken graag een kop koffie met je. Via Skype, óf op locatie. 

Top redenen waarom medewerkers ontslag nemen

Maandagochtend. Een heerlijk aroma stijgt op uit je eerste kop koffie van de dag. Je klapt je laptop open. Dan hoor je een zacht klopje op je openstaande deur. Je kijkt op en daar staat hij. Jouw topspeler. Jouw superster. Je hebt hem 5 maanden geleden aangenomen. “Heb je even?” zegt hij met een serieus gezicht. Een half uur later neem je vol verbijstering een slok van je inmiddels koud geworden koffie. Je begrijpt er niks van. Hoe kan het dat je dit niet heb zien aankomen?

Iedere leidinggevende maakt het mee: medewerkers die ontslag nemen. Het hoort erbij. Het is zelfs gezond voor een bedrijf dat mensen weggaan. Dat maakt ruimte voor nieuwe gezichten. Frisse ideeën, innovatie, andere invalshoeken. Maar wat als je toppers één voor één weglopen? Of als medewerkers die 6 maanden geleden startten nu al weer vertrekken? Dan is het andere koek.

Waarom nemen medewerkers ontslag?

Doors Open - Onboarding - zorg dat nieuwe medewerkers blijven

Er zijn weinig medewerkers die van de ene op de andere dag ontslag nemen. Er gaan dagen, weken, maanden en soms zelfs jaren aan vooraf. Dat betekent dat jouw organisatie dus ook dagen, weken, maanden en soms zelfs jaren de tijd heeft gehad om dit te voorkomen. Hoe komt het dan dat het behouden van goede medewerkers zo lastig is?

Meer dan 10 jaar ervaring binnen kleine en grote organisaties leert dat er diverse oorzaken aan te wijzen zijn:

Slecht leiderschap

“Mensen verlaten geen slechte banen. Ze verlaten slechte leiders.” Het is een vaak gehoord gezegde. En het is waar. Goede leiders zijn in staat hun mensen te laten groeien, het beste uit zichzelf te laten halen. Slechte leiders daarentegen krijgen het voor elkaar om gemotiveerde, hardwerkende medewerkers te laten verpieteren tot bleke, ongeïnspireerde robots die de tijd wegkijken tot ze weer naar huis mogen en die in hun lunchpauze vacaturesites afstruinen op zoek naar een beter alternatief.

Uit een onderzoek van LinkedIn blijkt dat maar liefst 41% van de mensen slecht management als oorzaak noemde voor het accepteren van een andere baan.

Leidinggeven is geen kwestie van momentopnames. Je redt het niet met een functioneringsgesprek, een beoordelingsgesprek en een eindejaarsbonus. Medewerkers zijn geen machines. Investeer tijd in ze. Leer ze kennen. Weet wat ze motiveert. Goed leiderschap kan het behoud van waardevolle medewerkers maken of breken.

Het ontbreekt aan uitdaging

Ongemotiveerde medewerker - Doors Open
Weet jij waardoor jouw medewerkers geïnspireerd blijven? Wat ze uitdaagt? Dit is lang niet voor iedereen hetzelfde. Hoe verrassend het misschien ook klinkt, niet elk teamlid is op zoek naar een promotie. Niet iedereen droomt ervan ooit zelf leiding te geven. En dat hoeft ook niet. Belangrijk is dat elke medewerker de kans krijgt zich op zijn of haar manier te ontwikkelen. Dat kan door middel van een promotie, maar ook door middel van nieuwe uitdagingen binnen een bestaande functie. Een goed Learning & Development programma is hiervoor van essentieel belang.

Er is geen goed onboarding programma

Wist je dat 20% van de medewerkers een bedrijf binnen de eerste 45 dagen verlaat? En dat maar liefst 1 op de 3 na een jaar weer vertrokken is?

Een hoog verloop van medewerkers brengt enorme kosten met zich mee. Het vervangen van een medewerker kost 50-150% van een jaarsalaris. Daarnaast zorgt een onophoudelijke stroom van wisselende collega’s voor demotivatie bij de achtergebleven teamleden. Want hoe vorm je een goed team als er constant nieuwe gezichten zijn?

Doors Open - Onboarding programma voor nieuwe medewerkers

Een programma voor nieuwe medewerkers (ook wel onboarding programma genoemd) maakt hét verschil. En nee, dit gaat niet over zaken als “Hier staat de koffie en daar kun je kopietjes maken.” Een onboarding programma zorgt ervoor dat succesvolle kandidaten binnen 90 dagen succesvolle medewerkers worden, door ze wegwijs te maken binnen de cultuur van de organisatie en ze een toekomstperspectief te bieden. Door doelen te stellen, verwachtingen helder te krijgen en een individueel ontwikkelplan op te stellen.

Investeren in een goed onboarding programma verlaagt het verloop van medewerkers met maar liefst 54%.

Wat denk je ervan? Zullen we op maandagochtend samen een kopje koffie drinken om te praten over het behoud van jouw medewerkers? Ik beloof je dat hij niet koud wordt!

Ben je ooit wel eens onderdeel geweest van een team waarin het leek alsof jullie niks voor elkaar kregen? Waar projecten eindeloos voortduren en waar week na week de motivatie van de teamleden zichtbaar afneemt? Ik wel. En meer dan één keer trouwens. Disfunctionele teams komen vaker voor dan je denkt, in zowel kleine als grote organisaties. Het levert frustratie op, zorgt voor spanningen én vermindert de prestaties. Uiteindelijk is iedereen gebaat bij een goed functionerend team. Maar, om teams goed te kunnen laten functioneren, moet je eerst weten waarom ze níet werken. Er zijn 5 primaire oorzaken aan te wijzen waarom teams falen.

1 – Slecht leiderschap

Lekker makkelijk, om de leider van de groep de schuld te geven! En toch start het hier. Als de leider faalt, zal het team falen. Zo simpel is het. Dat is waarom voetbalcoaches zo vaak ontslagen worden als de teamprestaties tegenvallen. En dat is waarom onderzoeken keer op keer aantonen dat ‘de manager’ een belangrijke redenen is voor mensen om van baan te veranderen. LinkedIn vroeg 10.000 mensen die recent ontslag hadden genomen naar de reden. Maar liefst 41% gaf gebrek aan leiderschap als motief.

“Dan gaan we toch over op autonome teams?” krijg ik regelmatig te horen wanneer ik bij een bedrijf gevraagd wordt om teams goed te laten functioneren. Autonome of zelfsturende teams zijn teams waarin er geen leider lijkt te zijn. Maar schijn bedriegt. Juist in autonome teams is er een leider aanwezig. Maar eentje die het vertrouwen geeft aan zijn of haar teamleden om zelfstandig te zijn.

Vergelijk het met een bijenkolonie. Die functioneert echt niet zonder de bijenkoningin. En toch vliegen de meeste bijen in en uit zonder te vertellen waar ze naartoe gaan. Er is sprake van perfect leiderschap, waarbij de koningin iedereen in staat stelt zijn/haar taak te doen. Goed leiderschap is dé basis voor het functioneren van het team en omgekeerd staat falend leiderschap garant voor een team dat niet werkt.

Tip! In deze zeer inspirerende video laat Simon Sinek zien waarom leiderschap dat vertrouwen geeft zo belangrijk is.

Bonus: download gratis het werkboek “In 5 stappen naar leiderschap dat vertrouwen geeft”. Ik heb dit werkboek samengesteld aan de hand van oefeningen die ik wekelijks doe tijdens leiderschapstrajecten.

2 – Ontbreken van gemeenschappelijke belang

Niet iedereen komt met hetzelfde doel naar zijn of haar werk. Voor de één kan dit zijn om geld te verdienen, de ander doet het om zich intellectueel te ontwikkelen, een derde om zich nuttig te voelen. Individuele belangen zijn voor de meeste mensen makkelijk vast te stellen. Het is het ontbreken van een gemeenschappelijk belang waarom teams de mist in gaan.

Hoewel het niet noodzakelijk is dat alle individuele belangen gelijk zijn, is het wél van belang dat er een gemeenschappelijk doel is waar aan gewerkt wordt. En ja, ook dát is de taak van de leider. Het neerzetten en het uitdragen van de visie, het “waarom doen we dit?”, zodat alle neuzen dezelfde kant op staan. Overigens betekent dit zeker niet het ‘opleggen’ van de visie. In de 10 jaar dat ik organisaties begeleid, heb ik ervaren dat juist het betrekken van teamleden bij het bepalen van de visie en het gemeenschappelijk belang goed werkt. Daardoor ontstaat draagvlak. De leider is uiteindelijk de persoon die knopen doorhakt, maar het gemeenschappelijk belang wordt gezamenlijk bepaald.

Trouwens, het individuele belang wordt in een goed functionerend team nooit bóven het gemeenschappelijke belang gesteld. Dat leidt namelijk tot ongezonde concurrentie (punt 4 in deze lijst!)

3 – Ontwijkend gedrag

Doors Open Teambuilding en Coaching Den Haag

“Vond je het ook zo belachelijk wat Sara net zei? Die snapt het echt niet hoor.” Ik hoorde twee van mijn oud-collega’s na een teamoverleg met elkaar praten over een mede teamlid. In deze 16 woorden gaan er 2 dingen mis:

  • Er wordt niet open met Sara gecommuniceerd. Als er niet aan Sara verteld wordt waarom je het niet met haar eens bent, hoe kan Sara dit dan weten? Ik moet de eerste persoon die gedachten kan lezen nog tegenkomen. We houden vaak onze mening voor ons uit angst om iemand te kwetsen, of omdat we bang zijn dat de ander boos op ons wordt. Maar juist door géén feedback te geven ontstaan er op lange(re) termijn vaak grote conflicten die veel lastiger te herstellen zijn.
  • De feedback, ook al kan Sara die niet horen, is verre van constructief. Hoe zou jij je voelen als iemand tegen je zou zeggen: “Dat is echt belachelijk, wat je net zei. Jij snapt het echt niet hoor.” Als feedback op de juiste manier gegeven (en ontvangen) wordt, is het zeer waardevol. Slechte feedback of het ontbreken daarvan, vermindert zowel individuele als teamprestaties.

Tip! Wist je dat feedFORWARD nog veel effectiever kan zijn dan feedBACK? Ik kom regelmatig bij bedrijven om teams te trainen op dit onderwerp en meestal zie je binnen 1 dag al de eerste veranderingen.

Meer weten over feedFORWARD? Ik heb een (gratis!) minigids gemaakt met FeedForward en andere oefeningen en tips hoe je een team kunt ontwikkelen.

 

4 – Concurrentiestrijd

Omgevingen met felle competitie zorgen voor agressie, disfunctie en verspilling. De beste manier om dit aan te tonen is deze video van Margaret Heffernan, waarin zij je meeneemt in de wereld van… kippen.

Ik ben er sterk van overtuigd dat, zeker op de lange termijn een felle concurrentiestrijd binnen teams niet zorgt voor de beste prestaties. Ondanks dat Amazon volgens onderzoeken één van de beste plekken is om te werken, deed dit artikel van de New York Times veel stof opwaaien.

Oud-werknemers van Amazon deden uitspraken als:

“Werk staat op 1. Leven op 2. Het vinden van een balans tussen beiden staat op de laatste plek.”

“Ik heb nagenoeg iedereen met wie ik heb gewerkt, zien huilen aan zijn of haar bureau.”

“Wanneer je niet minimaal 80 uur per week werkt, word je gezien als zwak.”

 

5 – Onbegrip voor de ander

Kijk eens goed naar het onderstaande plaatje. Hoeveel balken zie je liggen?

Doors Open Teambuilding en coaching Den Haag

Binnen teams is er vaak geen begrip voor het perspectief en de persoonlijkheid van de ander. We zijn zo gefocust op onszelf en nemen onze eigen overtuigingen en persoonlijkheid aan als enige waarheid. Hierdoor worden we blind voor andere invalshoeken of karakters. Dit levert niet alleen tunnelvisie op, waardoor we mogelijkheden laten liggen, maar zorgt ook voor onbegrip en conflicten binnen het team. Een goed functionerend team staat open voor het perspectief en gedrag van de ander en teamleden proberen te begrijpen waarom een ander zich op een bepaalde manier gedraagt of een standpunt inneemt.

Om jouw mede teamleden beter te begrijpen, is een persoonlijkheidsprofiel een uitstekend startpunt. Ik maak in mijn trainingssessies en coachingstrajecten voor teams vaak gebruik van de Lumina Profielschets. Hiermee krijg je allereerst meer inzicht in je eigen gedrag en je eigen persoonlijkheid. Beter inzicht in je eigen gedrag is essentieel om je beter in te kunnen leven in anderen.

Geheime reden nummer 6: gebrek aan aandacht

Een goed team staat niet van de ene op de andere dag. Er is tijd voor nodig. En aandacht. In de waan van de dag wordt het bouwen van een sterk team vaak vergeten, terwijl dát het fundament is van je organisatie. En ook als je een team hebt dat al WEL goed werkt, is het belangrijk om er voor te zorgen dat het een goed team blijft. Of misschien zelfs nog wel beter wordt.

Kun je een sparringpartner gebruiken voor jouw team? Wil je een ijzersterk team neerzetten? Lees hier meer over wat Doors Open voor je kan betekenen.