Maandagochtend. De heerlijke geur van je eerste kopje koffie begroet je. Je opent je laptop. Dan hoor je een zacht geklop op je deur. Je kijkt op en daar is ze. Je beste teamlid. Je superster. Je hebt haar 5 maanden geleden aangenomen. “Heb je even?” vraagt ze met een serieuze blik op haar gezicht.  

Een half uur later, volledig in shock, neem je een slok van je – nu koude – koffie. Je begrijpt het niet. Hoe heb je dit niet zien aankomen?   

Elke manager heeft er mee te maken: werknemers die ontslag nemen. Het hoort bij het werk. Het is ook normaal, vooral in de wereld van vandaag, waar mensen niet meer tientallen jaren dezelfde baan hebben of voor hetzelfde bedrijf werken. En als sommige mensen vertrekken, maakt dat ruimte voor anderen. Voor nieuwe ideeën, innovatie en andere gezichtspunten.  

Maar wat als de ene na de andere (top)medewerker vertrekt?  

Of als werknemers die 6 maanden geleden zijn begonnen weggaan?  

Dat is een heel ander verhaal. 

Doors Open - Onboarding - zorg dat nieuwe medewerkers blijven

Meer dan 15 jaar ervaring binnen kleine en grote organisaties heeft ons geleerd dat er veel verschillende redenen zijn waarom mensen weggaan. We lichten 5 van de meest voorkomende uit: 

 1. Je werknemers voelen zich niet gewaardeerd 

Werknemers die het gevoel krijgen dat ze gemakkelijk vervangen kunnen worden op het werk, kunnen op zoek gaan naar een baan waar hun inspanningen meer gewaardeerd worden. Voor de meeste mensen is het belangrijk om zich gewaardeerd te voelen en te weten dat hun bijdrage belangrijk is voor het succes van het bedrijf. In functies op instapniveau kan het soms een uitdaging zijn om deze erkenning te geven vanwege de beperkte verantwoordelijkheden. Als manager is het belangrijk om deze gevoelens te (h)erkennen en medewerkers te ondersteunen die klaar zijn voor functies op een hoger niveau. 

2. Conflictueuze gevoelens over bedrijfsbeleid 

Werkt iedereen in het bedrijf vijf dagen per week, omdat ‘we dat nu eenmaal zo doen hier’? Wordt er van werknemers verwacht dat ze hun telefoon altijd beantwoorden, zelfs na kantooruren of wanneer ze op vakantie zijn? Dit soort bedrijfsbeleid of ongeschreven bedrijfsregels helpen niet om werknemers te behouden. Sommigen zijn op zoek naar een betere balans tussen werk en privé, hun persoonlijke situatie kan veranderen (ze worden bijvoorbeeld ouders of moeten voor een familielid zorgen). Flexibel zijn met werkdagen, uren en locatie kan een positieve invloed hebben op het personeelsverloop.  

Ongemotiveerde medewerker - Doors Open

3. Slecht leiderschap 

“Mensen gaan niet weg vanwege een slechte baan. Ze gaan weg vanwege slecht management.”We horen dit vaak. En het is waar. Goede leiders zijn in staat om hun mensen te laten groeien, om hen te helpen het beste in zichzelf naar boven te halen. Slechte leiders daarentegen veranderen gemotiveerde, hardwerkende werknemers in uitgebluste, ongeïnspireerde robots die de minuten aftellen tot ze naar huis kunnen en die hun lunchpauzes gebruiken om door vacatures te scrollen op zoek naar een beter alternatief.  

Uit dit onderzoek blijkt dat slecht management ervoor zorgt dat 50 procent van de mensen hun baan opzegt.  

Management is er niet voor een paar belangrijke momenten. Je redt het niet met een functioneringsgesprek, een beoordelingsgesprek en een eindejaarsbonus. Werknemers zijn geen machines. Investeer tijd in ze. Leer ze kennen. Weet wat ze motiveert. Goed leiderschap kan het behoud van waardevolle medewerkers maken of breken. 

4. Gebrek aan uitdaging 

Weet je wat jouw werknemers geïnspireerd houdt? Wat hen uitdaagt? Dit is zeker niet voor iedereen hetzelfde. Hoe verrassend het ook klinkt, niet elk teamlid is op zoek naar promotie. Niet iedereen droomt ervan om zelf een leidinggevende functie te bekleden. En dat is niet erg. Het is belangrijk dat elke medewerker de kans krijgt om zich op zijn eigen manier te ontwikkelen. Of dat nu is door een promotie of een nieuwe uitdaging binnen de huidige functie. Een goed Learning & Development programma is hiervoor essentieel.  

5. Er is geen goed onboarding-programma 

Wist je dat 28% van de werknemers het bedrijf binnen 3 maanden verlaat? En dat 40% van de mensen die minder dan 6 maanden bij een bedrijf werken, van plan is om binnen een jaar te vertrekken? 

Een hoog verloop is ongelooflijk duur. Een werknemer vervangen kost 50-150% van een jaarsalaris. Bovendien zorgt de constante wisseling van werknemers voor demotivatie bij de overgebleven teamleden. Een goed onboarding-programma is dan ook essentieel. En nee, dit gaat niet over “je kunt hier je koffie krijgen en hier is de printer”. Een inwerkprogramma zorgt ervoor dat een succesvolle kandidaat binnen 90 dagen een succesvolle werknemer wordt door de cultuur van de organisatie te laten zien en een toekomstperspectief te bieden. Door samen doelen te stellen, verwachtingen te verduidelijken en een persoonlijk ontwikkelingsplan op te stellen. Een goed inwerkprogramma kan de retentie van werknemers met maar liefst 82% verbeteren. 

Wat denk je ervan? Zullen we samen een kop koffie drinken om te praten over personeelsbehoud? We beloven je dat je koffie niet koud zal worden! 

Doors Open - Blog - Hoe bouw je een goed virtueel team

It’s almost hard to believe that one year ago we wrote a blog post on a similar topic, yet as we write this one the circumstances and situation are much different. When Doors Open visited Norway in February 2019 to mentor a newly formed team, with members spread over four countries, we had the chance to prepare the team for the challenges of working virtually. In 2020 many teams will not have been able to prepare themselves for this properly, but rather thrown into this situation suddenly and abruptly due to the disruption that Covid-19 has brought in all of our lives.
While we are all very fortunate and grateful to be able to work from home, this does not mean it does not bring some new challenges for you as a leader and for your team. Less communication, less visibility and accountability and increased complexity make virtual working a struggle even without the uncertainty we all currently face. So, how can you as a leader manage your team while working virtually? And more importantly, where do you start?

To begin with, lets define the term “virtual working”. In her book “Virtual Leadership” Dr. Penny Pullan defines it as

Work done by people who are geographically distributed, working together despite the fact that at least one person is not in the same location as others. Virtual work is supported by communications technology that helps people to connect when far apart.

Since probably everyone in your team is working from home now, not even one person is the same location as the others. This means you will have to give the three points we mentioned earlier (communication, invisibility and complexity) even more attention.

#1 Complexity

It is important to start with this crucial aspect. Make a list of everyone in your team, and note down their cultural background, native language, access to technology, homelife situation (living alone, housemates, with children…) and if they went back to their home country then also the time difference. These are all potential barriers that you want to address to make working remotely as effective and productive as possible. Be aware of every person’s situation and needs, and make a plan on how you can best work around time zones or people who now have to take care of their children at home. Give people in your team who have a different native language more time to process and respond as audio quality and lack of body language cues might make it more difficult for them to understand your message. You can ask your team members to create a “Way We Work” document which outlines the needs and homelife situation of each person, and together as a team they can come up with solutions, guidelines and new norms as a team. Also, most likely you will have some more introverted and some more extroverted people on your team, so make sure you actively invite and give the former the opportunity to speak. Check out this TED talk below by Susan Cain on why people who are more introverted are also very important!

 

 

 #2 Communication

Or rather, the lack of effective communication. As 93% of what and how we communicate is non-verbal, you now need to be especially aware of what your team members are saying in order to avoid misunderstandings. To make communicating with your team effective, choose the right times and technology. Within our team we use video-calling apps like Zoom and this allows us to set a meeting timer to ensure that our meetings stay short and to the point. Try to keep email communication to a minimum, rather keep it to your virtual meetings or if you have a quick question use Slack to send that person a message. At Doors Open we also use Slack to communicate under specific channels, making it easier for us to track down what somebody said.

 

Be sure to check out Trello, Zoom, Basecamp and more. There are soo many great tools out there – make use of them!

Make sure all employees have access to Trello or any other project management application for that matter so that everyone in your team knows what needs to happen for which projects. However, applications like these are not just there to provide overview but are also a visual representation of your team’s successes. It is important to celebrate these successes just as you would normally, so take the time during visual meetings to congratulate and praise your team members. Lastly, give people constructive feedback by scheduling individual video-meetings and actively ask for feedback yourself. This is truly the best way for you to learn. You can read more about tips on how to give and receive feedback here.

#3 Invisibility

It is no secret that physical proximity makes working together more efficient. Working remotely induces a certain lack of accountability as you are not able to see what your employees are doing with your own eyes. To combat this, create a sense of trust in the team. Within our team we make sure to check in with each other often and let each other know that we are here for one another. Take five minutes during each virtual briefing and encourage your team to share their emotions or worries and together come up with a solution. Another important aspect to incorporate are routine check-in times with your team via a video call for example. Set two or three specific times every day that you meet with your team where you can see how everyone is feeling (this also helps to create trust) and where they can update each other on their tasks. Lastly, you may have heard the phrase “Shared responsibility is no responsibility”, so make sure you set up one person responsible for each project as this will make them feel more accountable.

Pro Tip: Write down who is responsible for which project or task and share that information with your team through a cloud based technology!

It is no doubt that even well-prepared teams would find working virtually a challenge, let alone teams that have suddenly been thrust into this headfirst. However, as it will most likely be some time before we can return to our offices and physical team meetings it is important for all of us to adapt to this new way of working. Luckily, we as humans can be pretty good at adapting quickly to new situations and routines when pushed. So take the time to reflect on the various points we mentioned and give your team a gentle nudge into this new way of working. As a team we know how difficult and overwhelming it can be come up with your own solutions during a crisis situation, so try out a few things that worked for us like the Way We Work document, the daily check-ins or the various technology tools!

Do you have any other tips for us on how to make virtual working successful? Let us know in the comments below!

The growth of virtual teams (also known as distributed or remote teams) is remarkable. It is no longer uncommon to work with colleagues who are located on the other side of the world. From quick-growing start-ups and a network of digital nomads to great multinationals, more and more teams are geographically spread over the whole world. And that brings challenges when it comes to building a team.

In February, Doors Open visited Norway, where Suzanne mentored a newly created project team consisting of 10 different nationalities, coming from 6 different organizations and spread over 4 countries, for the start of a new project.

A team like this comes with challenges. Although teams that are geographically located in the same place are also not always easy to manage either, virtual teams differ on 3 aspects:

Tips how to build a virtual team

1 – Complexity

Virtual teams are more complex in creation in comparison to teams that work in the same location. Language barriers, cultural differences, other backgrounds, different working times and irregular access to technology and communication platforms, make working as a virtual team a big(ger) challenge

2 – Invisibility

“Yes, we agreed on this at the coffee corner” or “We brainstormed a new project during the after-work drinks”.  Physical proximity makes working together easier in many ways. There are even researches which show that if you are more than 30 metres apart from the other, the collaboration becomes more difficult.

3 – Broken and complicated communication

A great deal of our communication has nothing to do with what we say.

Moreover, when it comes to face-to-face communication, 93% of what we communicate is non-verbal.

Without the face-to-face contact, many virtual teams are completely reliant on verbal communication. We don’t have anything other than words. Even in audio-conferences 50% of what is said, is lost. This leads to a higher risk of misunderstandings and incomprehension. Especially if the different cultures and language barriers are added to this.

How do you make sure , with all these additional challenges, that a team which is spread all over the world still functions well? These are our 10 tips:

1 – Ensure that there is a shared vision

In every team, virtual or not, a shared vision is crucial. Why are we working on this project every single day? What is our goal? Therefore, it is no surprise that the lack of common interest is 1 of 5 of the most important reasons why teams – distribuive or not – fail.

2 – Create trust

In virtual teams, trust is even more important than in physical teams. A very important prerequisite for trust is acquaintance. Make sure that the team members get to know each other and the team. If possible, start off face-to-face and then move towards becoming a virtual team. Make sure that you create a feedback-culture (see point 6 on this list) and that promises are being fulfilled. Often it works well if you first let your team members fulfil small and clear tasks. This will help build trust gradually.

3 – Create a “Way we work” document together

Many virtual teams fail because the “Way we work” is not carried out by everyone. When the virtual team starts, let the team members contribute and create a “Way we work” document, that is based on 3 pillars: trust, shared understanding and communication.

Capture important agreements in this document, such as: When are we available? Do we prefer to communicate by e-mail or via Skype? Which platform do we choose as most important way to communicate? How and what do we communicate during a meeting, and what outside of the meeting? In which language do we communicate? Let the team members express their preferences and take this to build on a way of collaboration that works for and is carried out by everyone.

4 – Don’t underestimate (cultural) differences!

“Non-native” speakers might tend to hold their opinions back during meetings, because they might feel uncomfortable. Are you in charge of facilitating a virtual meeting? If so, try to facilitate participation as much as possible. More importantly, do not go with the “silence shows consent” principle and be aware that different cultures express themselves differently. Ask for confirmation, if something that is (not) said really is meant that way in reality. That way you reduce the risk of misunderstandings like the one below:

Cultural differences in a team

5 – Create routine

Keep communicating with all team members frequently. For example, after weekly video calls.

6 – Ask for feedback – and explain what you are doing

Due to the lack of face-to-face communication, the chance of misunderstandings and miscommunication is much bigger. That is why asking for feedback is even more important in a virtual team than in a non-virtual team. Don’t make assumptions but ask for a concrete response. During our session in Norway, the team members had to do an exercise where they had to work together without seeing each other. It is surprising how quickly you work past each other. Feedback and clear communication are essential for virtual teams.

Are you curious how you can create an effective and efficient feedback culture? Contact us, we are happy to tell you everything about it!

7 – Use the right tools for important information

Working virtually creates a great risk that important information gets spread over the (whether or not it’s private) computers of team members. Make sure this information is accessible for every member in a secured and centralized way. This way you can avoid wasting time.

8 – Minimize the use of e-mails

This sounds contrasting, because how are you supposed to communicate with a team if you only have digital contact? The problem is, that many virtual teams tend to send every e-mail to everyone, which leads to an overload of information. Only send the e-mail to those colleagues who are directly concerned with the question. Do you need a quick response? In that case you can choose a chat program where you can directly answer questions.

9 – Shared responsibility is no responsibility

Clearly define and communicate who is responsible for which tasks in the team. As the leader, arrange frequent feedback sessions and remind people of their responsibilities.

Doors Open - Blog - Hoe bouw je een goed virtueel team

10 – Celebrate successes and milestones

Just like in teams where the members are geographically situated in the same location, celebrating successes is equally important to virtual teams. This keeps the motivation up.

Do you have tips that you use with your virtual team? Let us know in the comments below. Would you like to work with Doors Open to build a successful virtual team? Contact us, we are happy to have a cup of coffee with you. Via Skype, or on location.

De groei van virtuele teams (ook wel distributieve of “remote” teams genoemd) is ongekend. Het is al lang geen uitzondering meer om met collega’s samen te werken die zich aan de andere kant van de wereld bevinden. Van snelgroeiende start-ups en een netwerk van digitale nomaden tot aan grote multinationals, steeds vaker zijn teams geografisch verspreid over de hele wereld. En dat brengt andere uitdagingen met zich mee als het aankomt op het bouwen van een team.

In februari was Doors Open in Noorwegen, waar Suzanne een vers samengesteld projectteam met 10 verschillende nationaliteiten, afkomstig uit 6 organisaties en verspreid over 4 landen, begeleidde bij de start van een nieuw project. Zo’n team brengt de nodige uitdagingen met zich mee. En hoewel teams die zich geografisch gezien op dezelfde locatie bevinden ook niet altijd makkelijk zijn om te managen, onderscheiden virtuele teams zich op 3 vlakken:

Tips how to build a virtual team

1 – Complexiteit

Virtuele teams zijn complexer in samenstelling dan teams die op dezelfde locatie werken. Taalbarrières, cultuurverschillen, andere achtergronden, verschillende werktijden en ongelijke toegangsmogelijkheden tot technologie en communicatiemiddelen maken het werken in een virtueel team tot een grote(re) uitdaging.

2 – Onzichtbaarheid

“Ja, dat hebben we bij de koffiemachine besproken” of “We hebben een nieuw product bedacht tijdens de do-mi-bo”.  Fysieke nabijheid maakt het in vele opzichten makkelijker om samen te werken. Er zijn zelfs onderzoeken die uitwijzen dat, als je meer dan 30 meter verwijdert bent van de ander, dit de samenwerking bemoeilijkt!

3 – Gebrekkige en ingewikkelde communicatie

Een groot deel van onze communicatie heeft helemaal niks te maken met wat we zeggen.

Sterker nog, bij face-to-face communicatie is maar liefst 93% van wat we overbrengen non-verbaal.

Door het ontbreken van face-to-face contact, zijn virtuele teams volledig afhankelijk van verbale communicatie. We hebben niets anders dan woorden. Zelfs bij audio-conferenties gaat 50% van datgene wat we zeggen verloren. Dit leidt tot een hoger risico op misverstanden en onbegrip. Zeker als je de verschillende culturen én de taalbarrière daar nog eens bij optelt.

Hoe zorg je er, met al deze extra uitdagingen, voor dat een team dat zich verspreid over de wereld bevindt, toch goed functioneert? Dit zijn onze 10 tips:

1 – Zorg voor een gedeelde visie

In elk team, virtueel of niet, is een gedeelde visie van cruciaal belang. Waarom werken we elke dag aan dit project? Wat is ons doel? Niet voor niets is het ontbreken van gemeenschappelijk belang 1 van de 5 belangrijkste redenen waarom teams – distributief of niet – falen. 

2 – Creëer vertrouwen

Bij virtuele teams is vertrouwen nóg belangrijker dan bij fysieke teams. Een zeer belangrijke voorwaarde voor vertrouwen is bekendheid. Zorg ervoor dat teamleden bekend met elkaar én met het team raken. Start waar mogelijk face-to-face en stap vervolgens over op een virtueel team. Zorg dat je een feedback-cultuur creëert (zie ook punt 6 in deze lijst) en dat beloften nagekomen worden. Het werkt vaak goed door teamleden eerst kleine, concrete taken uit te laten voeren. Dit zorgt stapsgewijs voor meer vertrouwen.

3 – Ontwikkel gezamenlijk een “Way we work” document

Veel virtuele teams gaan de mist in doordat de “Way we work” niet door teamleden gedragen wordt. Laat bij de start van het virtuele team de teamleden zélf bijdragen en ontwikkel een “Way we work” document, dat gebaseerd is op 3 pijlers: vertrouwen, gedeeld begrip en communicatie.

Leg daarin belangrijke afspraken vast als: Wanneer zijn we beschikbaar? Communiceren we het liefst via e-mail, of via Skype? Welk platform kiezen we als belangrijkste communicatiemiddel? Hoe en wat communiceren we tijdens een overleg, en wat daarbuiten? In welke taal doen we dat? Laat teamleden hier zelf een voorkeur in uitspreken en bouw zo aan een manier van samenwerken die voor iedereen prettig is en die door iedereen gedragen wordt.

4 – Onderschat (cultuur)verschillen niet!

“Non-native” sprekers zijn tijdens overleggen wellicht minder geneigd om zich uit te spreken, omdat ze zich ongemakkelijk voelen. Ben jij verantwoordelijk voor het faciliteren van een virtueel overleg? Probeer participatie dan zoveel mogelijk te faciliteren. Hanteer vooral geen “wie zwijgt stemt toe” principe en wees je ervan bewust dat verschillende culturen zich anders uitdrukken. Vraag om bevestiging, of datgene wat er (niet) gezegd wordt ook daadwerkelijk datgene is wat er wordt bedoeld. Zo verlaag je het risico op misverstanden zoals hieronder:

Cultural differences in a team

5 – Zorg voor ritme

Blijf regelmatig communiceren met alle teamleden. Bijvoorbeeld via wekelijkse videogesprekken.

6 – Vraag om feedback – en leg uit waar je mee bezig bent

Door het ontbreken van face-to-face communicatie is de kans op misverstanden en onbegrip vele malen groter. In een virtueel team is het vragen om feedback daarom nóg belangrijker dan bij non-virtuele teams. Maak geen aannames, maar vraag om concrete terugkoppeling.

Tijdens onze sessie in Noorwegen deden de teamleden een oefening waarbij ze moesten samenwerken zonder dat ze elkaar zagen. Het is verbazingwekkend hoe snel je dan langs elkaar heen werkt. Feedback en heldere communicatie zijn van essentieel belang bij virtuele teams.

Ben je benieuwd naar hoe je een effectieve feedback cultuur kunt ontwikkelen? Neem contact met ons op, we vertellen je er graag van alles over!

7 – Gebruik de juiste tools voor belangrijke informatie

Bij virtueel werken is het risico groot dat belangrijke informatie verspreid over (al dan niet privé) computers van teamleden komt te staan. Zorg dat deze informatie veilig en centraal voor iedereen beschikbaar wordt gesteld. Zo voorkom je tijdverlies. 

8 – Minimaliseer op e-mail gebruik

Dit klinkt tegenstrijdig, want hoe communiceer je met een team als je alleen digitaal contact heb? Het probleem is dat veel virtuele teams de neiging hebben om elke e-mail naar iedereen te sturen, waardoor er een overbelading aan informatie ontstaat. E-mail alleen naar collega’s die direct betrokken zijn bij een vraag. Wil je een snelle reactie? Kies dan voor een chatprogramma waar je vragen direct kunt bespreken.

9 – Gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid

Maak duidelijk wie voor welke taak verantwoordelijk is binnen het team. Zorg als leider van het team ook voor regelmatige feedbacksessies en wijs mensen op hun verantwoordelijkheid.

Doors Open - Blog - Hoe bouw je een goed virtueel team

10 – Vier successen en mijlpalen

Net als bij teams waarvan de teamleden zich geografisch op dezelfde locatie bevinden, is ook het vieren van successen bij een virtueel team van belang. Dit houdt de motivatie hoog.

Zijn er tips die jij al toepast bij jouw virtuele team? Laat het weten in de reacties onder dit bericht. Wil je samen met Doors Open aan de slag om ook een succesvol virtueel team te bouwen? Neem gerust contact op, wij drinken graag een kop koffie met je. Via Skype, óf op locatie. 

Ben je ooit wel eens onderdeel geweest van een team waarin het leek alsof jullie niks voor elkaar kregen? Waar projecten eindeloos voortduren en waar week na week de motivatie van de teamleden zichtbaar afneemt? Ik wel. En meer dan één keer trouwens. Disfunctionele teams komen vaker voor dan je denkt, in zowel kleine als grote organisaties. Het levert frustratie op, zorgt voor spanningen én vermindert de prestaties. Uiteindelijk is iedereen gebaat bij een goed functionerend team. Maar, om teams goed te kunnen laten functioneren, moet je eerst weten waarom ze níet werken. Er zijn 5 primaire oorzaken aan te wijzen waarom teams falen.

1 – Slecht leiderschap

Lekker makkelijk, om de leider van de groep de schuld te geven! En toch start het hier. Als de leider faalt, zal het team falen. Zo simpel is het. Dat is waarom voetbalcoaches zo vaak ontslagen worden als de teamprestaties tegenvallen. En dat is waarom onderzoeken keer op keer aantonen dat ‘de manager’ een belangrijke redenen is voor mensen om van baan te veranderen. LinkedIn vroeg 10.000 mensen die recent ontslag hadden genomen naar de reden. Maar liefst 41% gaf gebrek aan leiderschap als motief.

“Dan gaan we toch over op autonome teams?” krijg ik regelmatig te horen wanneer ik bij een bedrijf gevraagd wordt om teams goed te laten functioneren. Autonome of zelfsturende teams zijn teams waarin er geen leider lijkt te zijn. Maar schijn bedriegt. Juist in autonome teams is er een leider aanwezig. Maar eentje die het vertrouwen geeft aan zijn of haar teamleden om zelfstandig te zijn.

Vergelijk het met een bijenkolonie. Die functioneert echt niet zonder de bijenkoningin. En toch vliegen de meeste bijen in en uit zonder te vertellen waar ze naartoe gaan. Er is sprake van perfect leiderschap, waarbij de koningin iedereen in staat stelt zijn/haar taak te doen. Goed leiderschap is dé basis voor het functioneren van het team en omgekeerd staat falend leiderschap garant voor een team dat niet werkt.

Tip! In deze zeer inspirerende video laat Simon Sinek zien waarom leiderschap dat vertrouwen geeft zo belangrijk is.

Bonus: download gratis het werkboek “In 5 stappen naar leiderschap dat vertrouwen geeft”. Ik heb dit werkboek samengesteld aan de hand van oefeningen die ik wekelijks doe tijdens leiderschapstrajecten.

2 – Ontbreken van gemeenschappelijke belang

Niet iedereen komt met hetzelfde doel naar zijn of haar werk. Voor de één kan dit zijn om geld te verdienen, de ander doet het om zich intellectueel te ontwikkelen, een derde om zich nuttig te voelen. Individuele belangen zijn voor de meeste mensen makkelijk vast te stellen. Het is het ontbreken van een gemeenschappelijk belang waarom teams de mist in gaan.

Hoewel het niet noodzakelijk is dat alle individuele belangen gelijk zijn, is het wél van belang dat er een gemeenschappelijk doel is waar aan gewerkt wordt. En ja, ook dát is de taak van de leider. Het neerzetten en het uitdragen van de visie, het “waarom doen we dit?”, zodat alle neuzen dezelfde kant op staan. Overigens betekent dit zeker niet het ‘opleggen’ van de visie. In de 10 jaar dat ik organisaties begeleid, heb ik ervaren dat juist het betrekken van teamleden bij het bepalen van de visie en het gemeenschappelijk belang goed werkt. Daardoor ontstaat draagvlak. De leider is uiteindelijk de persoon die knopen doorhakt, maar het gemeenschappelijk belang wordt gezamenlijk bepaald.

Trouwens, het individuele belang wordt in een goed functionerend team nooit bóven het gemeenschappelijke belang gesteld. Dat leidt namelijk tot ongezonde concurrentie (punt 4 in deze lijst!)

3 – Ontwijkend gedrag

Doors Open Teambuilding en Coaching Den Haag

“Vond je het ook zo belachelijk wat Sara net zei? Die snapt het echt niet hoor.” Ik hoorde twee van mijn oud-collega’s na een teamoverleg met elkaar praten over een mede teamlid. In deze 16 woorden gaan er 2 dingen mis:

  • Er wordt niet open met Sara gecommuniceerd. Als er niet aan Sara verteld wordt waarom je het niet met haar eens bent, hoe kan Sara dit dan weten? Ik moet de eerste persoon die gedachten kan lezen nog tegenkomen. We houden vaak onze mening voor ons uit angst om iemand te kwetsen, of omdat we bang zijn dat de ander boos op ons wordt. Maar juist door géén feedback te geven ontstaan er op lange(re) termijn vaak grote conflicten die veel lastiger te herstellen zijn.
  • De feedback, ook al kan Sara die niet horen, is verre van constructief. Hoe zou jij je voelen als iemand tegen je zou zeggen: “Dat is echt belachelijk, wat je net zei. Jij snapt het echt niet hoor.” Als feedback op de juiste manier gegeven (en ontvangen) wordt, is het zeer waardevol. Slechte feedback of het ontbreken daarvan, vermindert zowel individuele als teamprestaties.

Tip! Wist je dat feedFORWARD nog veel effectiever kan zijn dan feedBACK? Ik kom regelmatig bij bedrijven om teams te trainen op dit onderwerp en meestal zie je binnen 1 dag al de eerste veranderingen.

Meer weten over feedFORWARD? Ik heb een (gratis!) minigids gemaakt met FeedForward en andere oefeningen en tips hoe je een team kunt ontwikkelen.

 

4 – Concurrentiestrijd

Omgevingen met felle competitie zorgen voor agressie, disfunctie en verspilling. De beste manier om dit aan te tonen is deze video van Margaret Heffernan, waarin zij je meeneemt in de wereld van… kippen.

Ik ben er sterk van overtuigd dat, zeker op de lange termijn een felle concurrentiestrijd binnen teams niet zorgt voor de beste prestaties. Ondanks dat Amazon volgens onderzoeken één van de beste plekken is om te werken, deed dit artikel van de New York Times veel stof opwaaien.

Oud-werknemers van Amazon deden uitspraken als:

“Werk staat op 1. Leven op 2. Het vinden van een balans tussen beiden staat op de laatste plek.”

“Ik heb nagenoeg iedereen met wie ik heb gewerkt, zien huilen aan zijn of haar bureau.”

“Wanneer je niet minimaal 80 uur per week werkt, word je gezien als zwak.”

 

5 – Onbegrip voor de ander

Kijk eens goed naar het onderstaande plaatje. Hoeveel balken zie je liggen?

Doors Open Teambuilding en coaching Den Haag

Binnen teams is er vaak geen begrip voor het perspectief en de persoonlijkheid van de ander. We zijn zo gefocust op onszelf en nemen onze eigen overtuigingen en persoonlijkheid aan als enige waarheid. Hierdoor worden we blind voor andere invalshoeken of karakters. Dit levert niet alleen tunnelvisie op, waardoor we mogelijkheden laten liggen, maar zorgt ook voor onbegrip en conflicten binnen het team. Een goed functionerend team staat open voor het perspectief en gedrag van de ander en teamleden proberen te begrijpen waarom een ander zich op een bepaalde manier gedraagt of een standpunt inneemt.

Om jouw mede teamleden beter te begrijpen, is een persoonlijkheidsprofiel een uitstekend startpunt. Ik maak in mijn trainingssessies en coachingstrajecten voor teams vaak gebruik van de Lumina Profielschets. Hiermee krijg je allereerst meer inzicht in je eigen gedrag en je eigen persoonlijkheid. Beter inzicht in je eigen gedrag is essentieel om je beter in te kunnen leven in anderen.

Geheime reden nummer 6: gebrek aan aandacht

Een goed team staat niet van de ene op de andere dag. Er is tijd voor nodig. En aandacht. In de waan van de dag wordt het bouwen van een sterk team vaak vergeten, terwijl dát het fundament is van je organisatie. En ook als je een team hebt dat al WEL goed werkt, is het belangrijk om er voor te zorgen dat het een goed team blijft. Of misschien zelfs nog wel beter wordt.

Kun je een sparringpartner gebruiken voor jouw team? Wil je een ijzersterk team neerzetten? Lees hier meer over wat Doors Open voor je kan betekenen.