De groei van virtuele teams (ook wel gedistribueerde teams of teams op afstand genoemd) is opmerkelijk. Het is niet langer ongewoon om samen te werken met collega's die zich aan de andere kant van de wereld bevinden. Van snelgroeiende start-ups en een netwerk van digitale nomaden tot grote multinationals, steeds meer teams zijn geografisch verspreid over de hele wereld. En dat brengt uitdagingen met zich mee als het gaat om het opbouwen van een team.
In februari bezocht Doors Open Noorwegen, waar Suzanne een nieuw projectteam begeleidde dat bestond uit 10 verschillende nationaliteiten, afkomstig van 6 verschillende organisaties en verspreid over 4 landen, voor de start van een nieuw project.
Zo'n team brengt uitdagingen met zich mee. Hoewel teams die geografisch op dezelfde plaats gevestigd zijn ook niet altijd gemakkelijk te managen zijn, verschillen virtuele teams op 3 aspecten:

1 - Complexiteit
Virtuele teams zijn complexer in hun creatie dan teams die op dezelfde locatie werken. Taalbarrières, culturele verschillen, andere achtergronden, andere werktijden en onregelmatige toegang tot technologie en communicatieplatforms maken het werken als virtueel team tot een grote(re) uitdaging.
2 - Onzichtbaarheid
"Ja, we hebben dit afgesproken bij de koffie" of "We hebben een nieuw project gebrainstormd tijdens de borrel na het werk". Fysieke nabijheid maakt samenwerken op veel manieren makkelijker. Er zijn zelfs onderzoeken die aantonen dat als je meer dan 30 meter van elkaar verwijderd bent, de samenwerking moeilijker wordt.
3 - Gebroken en ingewikkelde communicatie
Een groot deel van onze communicatie heeft niets te maken met wat we zeggen.
Bovendien is bij persoonlijke communicatie 93% van wat we communiceren non-verbaal.
Zonder het face-to-face contact zijn veel virtuele teams volledig afhankelijk van verbale communicatie. We hebben niets anders dan woorden. Zelfs bij audioconferenties gaat 50% van wat er gezegd wordt verloren. Dit leidt tot een hoger risico op misverstanden en onbegrip. Zeker als daar nog de verschillende culturen en taalbarrières bij komen.

Hoe zorg je ervoor, met al deze extra uitdagingen, dat een team dat verspreid is over de hele wereld toch goed functioneert? Dit zijn onze 10 tips:
1 - Zorg voor een gedeelde visie
In elk team, virtueel of niet, is een gedeelde visie cruciaal. Waarom werken we elke dag aan dit project? Wat is ons doel? Het is dan ook geen verrassing dat het gebrek aan gemeenschappelijk belang 1 van de 5 belangrijkste redenen is waarom teams - virtueel of niet - falen.
2 - Creëer vertrouwen
In virtuele teams is vertrouwen nog belangrijker dan in fysieke teams. Een zeer belangrijke voorwaarde voor vertrouwen is kennismaking. Zorg ervoor dat de teamleden elkaar en het team leren kennen. Begin indien mogelijk face-to-face en evolueer dan naar een virtueel team. Zorg ervoor dat je een feedback-cultuur creëert (zie punt 6 op deze lijst) en dat beloftes worden nagekomen. Vaak werkt het goed als je jouw teamleden eerst kleine en duidelijke taken laat uitvoeren. Zo bouw je geleidelijk aan vertrouwen op.
3 - Maak samen een "Manier waarop we werken"-document
Veel virtuele teams falen omdat de "Manier van werken" niet door iedereen wordt gedragen. Als het virtuele team van start gaat, laat de teamleden dan bijdragen en een "Manier van werken" document opstellen, dat gebaseerd is op 3 pijlers: vertrouwen, gedeeld begrip en communicatie.
Leg belangrijke afspraken vast in dit document, zoals: Wanneer zijn we beschikbaar? Communiceren we liever per e-mail of via Skype? Welk platform kiezen we als belangrijkste manier van communiceren? Hoe en wat communiceren we tijdens een vergadering, en wat buiten de vergadering? In welke taal communiceren we? Laat de teamleden hun voorkeuren uitspreken en bouw hiermee aan een manier van samenwerken die voor iedereen werkt en door iedereen wordt uitgevoerd.
4 - Onderschat (culturele) verschillen niet!
"Niet-moedertaalsprekers kunnen de neiging hebben om hun mening achter te houden tijdens vergaderingen, omdat ze zich ongemakkelijk voelen. Ben je verantwoordelijk voor het faciliteren van een virtuele vergadering? Zo ja, probeer deelname dan zoveel mogelijk te vergemakkelijken. Belangrijker nog, ga niet uit van het "zwijgen is toestemmen" principe en wees je ervan bewust dat verschillende culturen zich anders uitdrukken. Vraag om bevestiging als iets dat (niet) gezegd wordt ook echt zo bedoeld is. Zo verklein je de kans op misverstanden zoals hieronder:

5 - Routine creëren
Blijf regelmatig communiceren met alle teamleden. Bijvoorbeeld na wekelijkse videogesprekken.
6 - Vraag om feedback - en leg uit wat je doet
Door het gebrek aan face-to-face communicatie is de kans op misverstanden en miscommunicatie veel groter. Daarom is feedback vragen nog belangrijker in een virtueel team dan in een niet-virtueel team. Doe geen aannames maar vraag om een concreet antwoord. Tijdens onze sessie in Noorwegen moesten de teamleden een oefening doen waarbij ze moesten samenwerken zonder elkaar te zien. Het is verrassend hoe snel je langs elkaar heen werkt. Feedback en duidelijke communicatie zijn essentieel voor virtuele teams.
Ben je benieuwd hoe je een effectieve en efficiënte feedbackcultuur kunt creëren? Neem contact met ons op, we vertellen je er graag alles over!
7 - Gebruik de juiste hulpmiddelen voor belangrijke informatie
Virtueel werken creëert een groot risico dat belangrijke informatie verspreid raakt over de (al dan niet privé) computers van teamleden. Zorg ervoor dat deze informatie voor elk lid op een beveiligde en gecentraliseerde manier toegankelijk is. Zo voorkom je tijdverspilling.
8 - Minimaliseer het gebruik van e-mails
Dit klinkt tegenstrijdig, want hoe moet je met een team communiceren als je alleen digitaal contact hebt? Het probleem is dat veel virtuele teams de neiging hebben om elke e-mail naar iedereen te sturen, wat leidt tot een overload aan informatie. Stuur de e-mail alleen naar de collega's die direct betrokken zijn bij de vraag. Heb je snel antwoord nodig? Dan kun je kiezen voor een chatprogramma waar je direct vragen kunt beantwoorden.
9 - Gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid
Definieer en communiceer duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke taken in het team. Organiseer als leider frequente feedbacksessies en herinner mensen aan hun verantwoordelijkheden.

10 - Vier successen en mijlpalen
Net als bij teams waarvan de leden zich op dezelfde locatie bevinden, is het vieren van successen net zo belangrijk voor virtuele teams. Dit houdt de motivatie hoog.
Heb je tips die je gebruikt met jouw virtuele team? Laat het ons weten in de reacties hieronder. Wil je samen met Doors Open werken aan een succesvol virtueel team? Neem contact met ons op, we drinken graag een kop koffie met je. Via Skype, of op locatie.