Tag Archief van: feedback

The growth of virtual teams (also known as distributed or remote teams) is remarkable. It is no longer uncommon to work with colleagues who are located on the other side of the world. From quick-growing start-ups and a network of digital nomads to great multinationals, more and more teams are geographically spread over the whole world. And that brings challenges when it comes to building a team.

In February, Doors Open visited Norway, where Suzanne mentored a newly created project team consisting of 10 different nationalities, coming from 6 different organizations and spread over 4 countries, for the start of a new project.

A team like this comes with challenges. Although teams that are geographically located in the same place are also not always easy to manage either, virtual teams differ on 3 aspects:

Tips how to build a virtual team

1 – Complexity

Virtual teams are more complex in creation in comparison to teams that work in the same location. Language barriers, cultural differences, other backgrounds, different working times and irregular access to technology and communication platforms, make working as a virtual team a big(ger) challenge

2 – Invisibility

“Yes, we agreed on this at the coffee corner” or “We brainstormed a new project during the after-work drinks”.  Physical proximity makes working together easier in many ways. There are even researches which show that if you are more than 30 metres apart from the other, the collaboration becomes more difficult.

3 – Broken and complicated communication

A great deal of our communication has nothing to do with what we say.

Moreover, when it comes to face-to-face communication, 93% of what we communicate is non-verbal.

Without the face-to-face contact, many virtual teams are completely reliant on verbal communication. We don’t have anything other than words. Even in audio-conferences 50% of what is said, is lost. This leads to a higher risk of misunderstandings and incomprehension. Especially if the different cultures and language barriers are added to this.

How do you make sure , with all these additional challenges, that a team which is spread all over the world still functions well? These are our 10 tips:

1 – Ensure that there is a shared vision

In every team, virtual or not, a shared vision is crucial. Why are we working on this project every single day? What is our goal? Therefore, it is no surprise that the lack of common interest is 1 of 5 of the most important reasons why teams – distribuive or not – fail.

2 – Create trust

In virtual teams, trust is even more important than in physical teams. A very important prerequisite for trust is acquaintance. Make sure that the team members get to know each other and the team. If possible, start off face-to-face and then move towards becoming a virtual team. Make sure that you create a feedback-culture (see point 6 on this list) and that promises are being fulfilled. Often it works well if you first let your team members fulfil small and clear tasks. This will help build trust gradually.

3 – Create a “Way we work” document together

Many virtual teams fail because the “Way we work” is not carried out by everyone. When the virtual team starts, let the team members contribute and create a “Way we work” document, that is based on 3 pillars: trust, shared understanding and communication.

Capture important agreements in this document, such as: When are we available? Do we prefer to communicate by e-mail or via Skype? Which platform do we choose as most important way to communicate? How and what do we communicate during a meeting, and what outside of the meeting? In which language do we communicate? Let the team members express their preferences and take this to build on a way of collaboration that works for and is carried out by everyone.

4 – Don’t underestimate (cultural) differences!

“Non-native” speakers might tend to hold their opinions back during meetings, because they might feel uncomfortable. Are you in charge of facilitating a virtual meeting? If so, try to facilitate participation as much as possible. More importantly, do not go with the “silence shows consent” principle and be aware that different cultures express themselves differently. Ask for confirmation, if something that is (not) said really is meant that way in reality. That way you reduce the risk of misunderstandings like the one below:

Cultural differences in a team

5 – Create routine

Keep communicating with all team members frequently. For example, after weekly video calls.

6 – Ask for feedback – and explain what you are doing

Due to the lack of face-to-face communication, the chance of misunderstandings and miscommunication is much bigger. That is why asking for feedback is even more important in a virtual team than in a non-virtual team. Don’t make assumptions but ask for a concrete response. During our session in Norway, the team members had to do an exercise where they had to work together without seeing each other. It is surprising how quickly you work past each other. Feedback and clear communication are essential for virtual teams.

Are you curious how you can create an effective and efficient feedback culture? Contact us, we are happy to tell you everything about it!

7 – Use the right tools for important information

Working virtually creates a great risk that important information gets spread over the (whether or not it’s private) computers of team members. Make sure this information is accessible for every member in a secured and centralized way. This way you can avoid wasting time.

8 – Minimize the use of e-mails

This sounds contrasting, because how are you supposed to communicate with a team if you only have digital contact? The problem is, that many virtual teams tend to send every e-mail to everyone, which leads to an overload of information. Only send the e-mail to those colleagues who are directly concerned with the question. Do you need a quick response? In that case you can choose a chat program where you can directly answer questions.

9 – Shared responsibility is no responsibility

Clearly define and communicate who is responsible for which tasks in the team. As the leader, arrange frequent feedback sessions and remind people of their responsibilities.

Doors Open - Blog - Hoe bouw je een goed virtueel team

10 – Celebrate successes and milestones

Just like in teams where the members are geographically situated in the same location, celebrating successes is equally important to virtual teams. This keeps the motivation up.

Do you have tips that you use with your virtual team? Let us know in the comments below. Would you like to work with Doors Open to build a successful virtual team? Contact us, we are happy to have a cup of coffee with you. Via Skype, or on location.

De groei van virtuele teams (ook wel distributieve of “remote” teams genoemd) is ongekend. Het is al lang geen uitzondering meer om met collega’s samen te werken die zich aan de andere kant van de wereld bevinden. Van snelgroeiende start-ups en een netwerk van digitale nomaden tot aan grote multinationals, steeds vaker zijn teams geografisch verspreid over de hele wereld. En dat brengt andere uitdagingen met zich mee als het aankomt op het bouwen van een team.

In februari was Doors Open in Noorwegen, waar Suzanne een vers samengesteld projectteam met 10 verschillende nationaliteiten, afkomstig uit 6 organisaties en verspreid over 4 landen, begeleidde bij de start van een nieuw project. Zo’n team brengt de nodige uitdagingen met zich mee. En hoewel teams die zich geografisch gezien op dezelfde locatie bevinden ook niet altijd makkelijk zijn om te managen, onderscheiden virtuele teams zich op 3 vlakken:

Tips how to build a virtual team

1 – Complexiteit

Virtuele teams zijn complexer in samenstelling dan teams die op dezelfde locatie werken. Taalbarrières, cultuurverschillen, andere achtergronden, verschillende werktijden en ongelijke toegangsmogelijkheden tot technologie en communicatiemiddelen maken het werken in een virtueel team tot een grote(re) uitdaging.

2 – Onzichtbaarheid

“Ja, dat hebben we bij de koffiemachine besproken” of “We hebben een nieuw product bedacht tijdens de do-mi-bo”.  Fysieke nabijheid maakt het in vele opzichten makkelijker om samen te werken. Er zijn zelfs onderzoeken die uitwijzen dat, als je meer dan 30 meter verwijdert bent van de ander, dit de samenwerking bemoeilijkt!

3 – Gebrekkige en ingewikkelde communicatie

Een groot deel van onze communicatie heeft helemaal niks te maken met wat we zeggen.

Sterker nog, bij face-to-face communicatie is maar liefst 93% van wat we overbrengen non-verbaal.

Door het ontbreken van face-to-face contact, zijn virtuele teams volledig afhankelijk van verbale communicatie. We hebben niets anders dan woorden. Zelfs bij audio-conferenties gaat 50% van datgene wat we zeggen verloren. Dit leidt tot een hoger risico op misverstanden en onbegrip. Zeker als je de verschillende culturen én de taalbarrière daar nog eens bij optelt.

Hoe zorg je er, met al deze extra uitdagingen, voor dat een team dat zich verspreid over de wereld bevindt, toch goed functioneert? Dit zijn onze 10 tips:

1 – Zorg voor een gedeelde visie

In elk team, virtueel of niet, is een gedeelde visie van cruciaal belang. Waarom werken we elke dag aan dit project? Wat is ons doel? Niet voor niets is het ontbreken van gemeenschappelijk belang 1 van de 5 belangrijkste redenen waarom teams – distributief of niet – falen. 

2 – Creëer vertrouwen

Bij virtuele teams is vertrouwen nóg belangrijker dan bij fysieke teams. Een zeer belangrijke voorwaarde voor vertrouwen is bekendheid. Zorg ervoor dat teamleden bekend met elkaar én met het team raken. Start waar mogelijk face-to-face en stap vervolgens over op een virtueel team. Zorg dat je een feedback-cultuur creëert (zie ook punt 6 in deze lijst) en dat beloften nagekomen worden. Het werkt vaak goed door teamleden eerst kleine, concrete taken uit te laten voeren. Dit zorgt stapsgewijs voor meer vertrouwen.

3 – Ontwikkel gezamenlijk een “Way we work” document

Veel virtuele teams gaan de mist in doordat de “Way we work” niet door teamleden gedragen wordt. Laat bij de start van het virtuele team de teamleden zélf bijdragen en ontwikkel een “Way we work” document, dat gebaseerd is op 3 pijlers: vertrouwen, gedeeld begrip en communicatie.

Leg daarin belangrijke afspraken vast als: Wanneer zijn we beschikbaar? Communiceren we het liefst via e-mail, of via Skype? Welk platform kiezen we als belangrijkste communicatiemiddel? Hoe en wat communiceren we tijdens een overleg, en wat daarbuiten? In welke taal doen we dat? Laat teamleden hier zelf een voorkeur in uitspreken en bouw zo aan een manier van samenwerken die voor iedereen prettig is en die door iedereen gedragen wordt.

4 – Onderschat (cultuur)verschillen niet!

“Non-native” sprekers zijn tijdens overleggen wellicht minder geneigd om zich uit te spreken, omdat ze zich ongemakkelijk voelen. Ben jij verantwoordelijk voor het faciliteren van een virtueel overleg? Probeer participatie dan zoveel mogelijk te faciliteren. Hanteer vooral geen “wie zwijgt stemt toe” principe en wees je ervan bewust dat verschillende culturen zich anders uitdrukken. Vraag om bevestiging, of datgene wat er (niet) gezegd wordt ook daadwerkelijk datgene is wat er wordt bedoeld. Zo verlaag je het risico op misverstanden zoals hieronder:

Cultural differences in a team

5 – Zorg voor ritme

Blijf regelmatig communiceren met alle teamleden. Bijvoorbeeld via wekelijkse videogesprekken.

6 – Vraag om feedback – en leg uit waar je mee bezig bent

Door het ontbreken van face-to-face communicatie is de kans op misverstanden en onbegrip vele malen groter. In een virtueel team is het vragen om feedback daarom nóg belangrijker dan bij non-virtuele teams. Maak geen aannames, maar vraag om concrete terugkoppeling.

Tijdens onze sessie in Noorwegen deden de teamleden een oefening waarbij ze moesten samenwerken zonder dat ze elkaar zagen. Het is verbazingwekkend hoe snel je dan langs elkaar heen werkt. Feedback en heldere communicatie zijn van essentieel belang bij virtuele teams.

Ben je benieuwd naar hoe je een effectieve feedback cultuur kunt ontwikkelen? Neem contact met ons op, we vertellen je er graag van alles over!

7 – Gebruik de juiste tools voor belangrijke informatie

Bij virtueel werken is het risico groot dat belangrijke informatie verspreid over (al dan niet privé) computers van teamleden komt te staan. Zorg dat deze informatie veilig en centraal voor iedereen beschikbaar wordt gesteld. Zo voorkom je tijdverlies. 

8 – Minimaliseer op e-mail gebruik

Dit klinkt tegenstrijdig, want hoe communiceer je met een team als je alleen digitaal contact heb? Het probleem is dat veel virtuele teams de neiging hebben om elke e-mail naar iedereen te sturen, waardoor er een overbelading aan informatie ontstaat. E-mail alleen naar collega’s die direct betrokken zijn bij een vraag. Wil je een snelle reactie? Kies dan voor een chatprogramma waar je vragen direct kunt bespreken.

9 – Gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid

Maak duidelijk wie voor welke taak verantwoordelijk is binnen het team. Zorg als leider van het team ook voor regelmatige feedbacksessies en wijs mensen op hun verantwoordelijkheid.

Doors Open - Blog - Hoe bouw je een goed virtueel team

10 – Vier successen en mijlpalen

Net als bij teams waarvan de teamleden zich geografisch op dezelfde locatie bevinden, is ook het vieren van successen bij een virtueel team van belang. Dit houdt de motivatie hoog.

Zijn er tips die jij al toepast bij jouw virtuele team? Laat het weten in de reacties onder dit bericht. Wil je samen met Doors Open aan de slag om ook een succesvol virtueel team te bouwen? Neem gerust contact op, wij drinken graag een kop koffie met je. Via Skype, óf op locatie.