Tag Archief van: leiderschap

De groei van virtuele teams (ook wel distributieve of “remote” teams genoemd) is ongekend. Het is al lang geen uitzondering meer om met collega’s samen te werken die zich aan de andere kant van de wereld bevinden. Van snelgroeiende start-ups en een netwerk van digitale nomaden tot aan grote multinationals, steeds vaker zijn teams geografisch verspreid over de hele wereld. En dat brengt andere uitdagingen met zich mee als het aankomt op het bouwen van een team.

In februari was Doors Open in Noorwegen, waar Suzanne een vers samengesteld projectteam met 10 verschillende nationaliteiten, afkomstig uit 6 organisaties en verspreid over 4 landen, begeleidde bij de start van een nieuw project. Zo’n team brengt de nodige uitdagingen met zich mee. En hoewel teams die zich geografisch gezien op dezelfde locatie bevinden ook niet altijd makkelijk zijn om te managen, onderscheiden virtuele teams zich op 3 vlakken:

Tips how to build a virtual team

1 – Complexiteit

Virtuele teams zijn complexer in samenstelling dan teams die op dezelfde locatie werken. Taalbarrières, cultuurverschillen, andere achtergronden, verschillende werktijden en ongelijke toegangsmogelijkheden tot technologie en communicatiemiddelen maken het werken in een virtueel team tot een grote(re) uitdaging.

2 – Onzichtbaarheid

“Ja, dat hebben we bij de koffiemachine besproken” of “We hebben een nieuw product bedacht tijdens de do-mi-bo”.  Fysieke nabijheid maakt het in vele opzichten makkelijker om samen te werken. Er zijn zelfs onderzoeken die uitwijzen dat, als je meer dan 30 meter verwijdert bent van de ander, dit de samenwerking bemoeilijkt!

3 – Gebrekkige en ingewikkelde communicatie

Een groot deel van onze communicatie heeft helemaal niks te maken met wat we zeggen.

Sterker nog, bij face-to-face communicatie is maar liefst 93% van wat we overbrengen non-verbaal.

Door het ontbreken van face-to-face contact, zijn virtuele teams volledig afhankelijk van verbale communicatie. We hebben niets anders dan woorden. Zelfs bij audio-conferenties gaat 50% van datgene wat we zeggen verloren. Dit leidt tot een hoger risico op misverstanden en onbegrip. Zeker als je de verschillende culturen én de taalbarrière daar nog eens bij optelt.

Hoe zorg je er, met al deze extra uitdagingen, voor dat een team dat zich verspreid over de wereld bevindt, toch goed functioneert? Dit zijn onze 10 tips:

1 – Zorg voor een gedeelde visie

In elk team, virtueel of niet, is een gedeelde visie van cruciaal belang. Waarom werken we elke dag aan dit project? Wat is ons doel? Niet voor niets is het ontbreken van gemeenschappelijk belang 1 van de 5 belangrijkste redenen waarom teams – distributief of niet – falen. 

2 – Creëer vertrouwen

Bij virtuele teams is vertrouwen nóg belangrijker dan bij fysieke teams. Een zeer belangrijke voorwaarde voor vertrouwen is bekendheid. Zorg ervoor dat teamleden bekend met elkaar én met het team raken. Start waar mogelijk face-to-face en stap vervolgens over op een virtueel team. Zorg dat je een feedback-cultuur creëert (zie ook punt 6 in deze lijst) en dat beloften nagekomen worden. Het werkt vaak goed door teamleden eerst kleine, concrete taken uit te laten voeren. Dit zorgt stapsgewijs voor meer vertrouwen.

3 – Ontwikkel gezamenlijk een “Way we work” document

Veel virtuele teams gaan de mist in doordat de “Way we work” niet door teamleden gedragen wordt. Laat bij de start van het virtuele team de teamleden zélf bijdragen en ontwikkel een “Way we work” document, dat gebaseerd is op 3 pijlers: vertrouwen, gedeeld begrip en communicatie.

Leg daarin belangrijke afspraken vast als: Wanneer zijn we beschikbaar? Communiceren we het liefst via e-mail, of via Skype? Welk platform kiezen we als belangrijkste communicatiemiddel? Hoe en wat communiceren we tijdens een overleg, en wat daarbuiten? In welke taal doen we dat? Laat teamleden hier zelf een voorkeur in uitspreken en bouw zo aan een manier van samenwerken die voor iedereen prettig is en die door iedereen gedragen wordt.

4 – Onderschat (cultuur)verschillen niet!

“Non-native” sprekers zijn tijdens overleggen wellicht minder geneigd om zich uit te spreken, omdat ze zich ongemakkelijk voelen. Ben jij verantwoordelijk voor het faciliteren van een virtueel overleg? Probeer participatie dan zoveel mogelijk te faciliteren. Hanteer vooral geen “wie zwijgt stemt toe” principe en wees je ervan bewust dat verschillende culturen zich anders uitdrukken. Vraag om bevestiging, of datgene wat er (niet) gezegd wordt ook daadwerkelijk datgene is wat er wordt bedoeld. Zo verlaag je het risico op misverstanden zoals hieronder:

Cultural differences in a team

5 – Zorg voor ritme

Blijf regelmatig communiceren met alle teamleden. Bijvoorbeeld via wekelijkse videogesprekken.

6 – Vraag om feedback – en leg uit waar je mee bezig bent

Door het ontbreken van face-to-face communicatie is de kans op misverstanden en onbegrip vele malen groter. In een virtueel team is het vragen om feedback daarom nóg belangrijker dan bij non-virtuele teams. Maak geen aannames, maar vraag om concrete terugkoppeling.

Tijdens onze sessie in Noorwegen deden de teamleden een oefening waarbij ze moesten samenwerken zonder dat ze elkaar zagen. Het is verbazingwekkend hoe snel je dan langs elkaar heen werkt. Feedback en heldere communicatie zijn van essentieel belang bij virtuele teams.

Ben je benieuwd naar hoe je een effectieve feedback cultuur kunt ontwikkelen? Neem contact met ons op, we vertellen je er graag van alles over!

7 – Gebruik de juiste tools voor belangrijke informatie

Bij virtueel werken is het risico groot dat belangrijke informatie verspreid over (al dan niet privé) computers van teamleden komt te staan. Zorg dat deze informatie veilig en centraal voor iedereen beschikbaar wordt gesteld. Zo voorkom je tijdverlies. 

8 – Minimaliseer op e-mail gebruik

Dit klinkt tegenstrijdig, want hoe communiceer je met een team als je alleen digitaal contact heb? Het probleem is dat veel virtuele teams de neiging hebben om elke e-mail naar iedereen te sturen, waardoor er een overbelading aan informatie ontstaat. E-mail alleen naar collega’s die direct betrokken zijn bij een vraag. Wil je een snelle reactie? Kies dan voor een chatprogramma waar je vragen direct kunt bespreken.

9 – Gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid

Maak duidelijk wie voor welke taak verantwoordelijk is binnen het team. Zorg als leider van het team ook voor regelmatige feedbacksessies en wijs mensen op hun verantwoordelijkheid.

Doors Open - Blog - Hoe bouw je een goed virtueel team

10 – Vier successen en mijlpalen

Net als bij teams waarvan de teamleden zich geografisch op dezelfde locatie bevinden, is ook het vieren van successen bij een virtueel team van belang. Dit houdt de motivatie hoog.

Zijn er tips die jij al toepast bij jouw virtuele team? Laat het weten in de reacties onder dit bericht. Wil je samen met Doors Open aan de slag om ook een succesvol virtueel team te bouwen? Neem gerust contact op, wij drinken graag een kop koffie met je. Via Skype, óf op locatie. 

TedTalks over Leiderschap - Doors Open training en coaching

Een van mijn favoriete bezigheden op een vrije doordeweekse avond of de zondagochtend is het kijken naar TedTalks. Ik vind het één van de beste bronnen voor inspiratie over thema’s die mij interesseren. Eén daarvan is leiderschap. Uit alle TedTalks die ik heb bekeken maakte ik een selectie van zes stuks die je in mijn ogen gezien móet hebben als je een leider bent of wilt zijn.

1 – Drew Dudley: ‘Own your title’

Een man met een gekke hoed op die leiderschap uitlegt aan de hand van het uitdelen van lollies. Deze TedTalk duurt maar 6 minuten en 11 seconden en staat met stip op één als mijn favoriet.

 

2 – Derek Sivers: ‘How to start a movement’

Het oorspronkelijke filmpje van ‘Dancing Guy’ op het Sasquatch Music Festival in 2009 mag inmiddels al meer dan 14 miljoen views rekenen op YouTube. Derek Sivers legt in iets meer dan 3 minuten aan de hand van dit filmpje uit dat verandering en beweging begint bij de eerste volger. Wil je een verandering bewerkstelligen? Zoek je eerste volger, omarm hem als partner en je bent op weg om een beweging te maken.

 

3 – Simon Sinek: ‘Why good leaders make you feel safe’

Op zijn altijd inspirerende wijze laat Simon Sinek zien waarom vertrouwen de basis is voor leiderschap. Met rake uitspraken als “Leadership is a choice. It is not a rank” en “Would anybody be offended if we gave a 150 million dollar bonus to Ghandi?” kan ik je garanderen dat je deze TedTalk net als ik meer dan 1 keer zult bekijken.

 

Ik ben zo enthousiast over deze TedTalk dat ik er een werkboek bij heb gemaakt: “In 5 stappen naar leiderschap dat vertrouwen geeft.”

 

4 – Margaret Heffernan: Why it’s time to forget the pecking order at work

Margaret Heffernan legt uit waarom hiërarchie destructief is in plaats van constructief. En zij doet dit aan de hand van… kippen. Ze laat zien waarom omgevingen met felle competitie (teams, organisaties, of zelfs samenlevingen) zorgen voor agressie, disfunctie en verspilling. Dit gaat ten koste van innovatie en samenwerking. Niet iets wat je als leider wil, toch? Gelukkig geeft Heffernan ook inzichten hoe het wél kan.

 

5 – Dan Pink: Don’t assume money is the best motivator

Een groot deel van de bedrijfswereld is opgebouwd rond het idee dat je werknemers beter kunt laten presteren door financiële prikkels: bonussen, verhogingen, provisie, aandelen. Op humoristische, maar wetenschappelijk onderbouwde wijze laat Dan Pink zien dat dit voor de meeste functies in de 21e eeuw niet werkt. Sterker nog, voor taken waar die creativiteit, probleemoplossing en innovatie vereisen, kan het zelfs averechts werken en mensen slechter laten presteren. Wat kun je dan wel doen als leider om je mensen te motiveren? Ook daarover heeft Pink zijn ideeën.

 

6 – Itay Talgam: Lead like the great conductors

Een orkestdirigent moet het hoofd bieden aan de ultieme leiderschap uitdaging: harmonie creëren zonder een woord te spreken. In deze innemende TEDTalk, laat Itay Talgam de unieke stijlen zien van zes belangrijke en beroemde dirigenten, en trekt daar cruciale lessen uit voor elke leider.

Ik ben benieuwd wat jouw favoriete TedTalk over leiderschap is. Eén van deze zes? Of eentje die niet in dit lijstje staat? Laat het me weten in de comments.

Meer weten over leiderschap? Volg me op LinkedIn, waar ik regelmatig artikelen deel over dit thema!

Spieken is een natuurlijke vorm van leren

Ik weet het nog goed, het was een warme zomerdag en ik was een 15-jarige puber. Die middag had ik een proefwerk Geschiedenis. Ik had goed geleerd maar was best onzeker of ik echt alles wel wist. Voor alle zekerheid toch maar wat jaartallen en ingewikkelde namen op mijn hand geschreven. Met wat spiekbriefvertrouwen liep ik de klas in. De proefwerken werden uitgedeeld. Groot was de schrik toen de lerares  zei dat we eerst allemaal onze handen moesten laten zien…

Een goede tip: gebruik nooit watervaste pennen voor spiekbrieven op je hand! Met een rood hoofd en twee punten aftrek heb ik het proefwerk gemaakt. Uiteraard wist ik alles en had ik die spiekbrief misschien wel helemaal niet nodig gehad.

Maar toch, soms heb je gewoon dat duwtje in je rug nodig, dan wil je het zeker weten. Dan wil je even kunnen spieken. Je hebt aan een paar woorden al genoeg, want eigenlijk weet je het allemaal wel.

En juist daarom vind je hier regelmatig een geweldige spiekbrief. Omdat je het eigenlijk niet nodig hebt, maar het soms net wat meer vertrouwen geeft!

[heading]In deze editie: spiekbrief voor de eerste weken van een beginnend leidinggevende[/heading]

 Je bent net manager geworden. Je zit met heel veel vragen. Je wilt het goed doen, maar hoe doe je dat? Deze 6 belangrijke tips voor de eerste weken in je nieuwe rol helpen je. Spiek er zo vaak naar als je wilt!

1. Praat met je medewerkers, leer ze echt kennen

De beste tip die ik je kan geven is de tijd te nemen om je team te leren kennen. Voer meteen gesprekken met elke individuele medewerker, ondanks dat je het waarschijnlijk ook druk hebt met andere zaken. Leer ze kennen en laat je teamleden jou ook leren kennen. Deel verwachtingen, vraag naar waar men energie van krijgt en luister met aandacht.

Je krijgt niet alleen heel veel informatie maar je creëert ook vertrouwen.

2. Organiseer een team kick-off

Een team dat vertrouwen heeft in elkaar, waar veel energie zit, dat goed met elkaar samenwerkt en goede resultaten levert. Welke leidinggevende wil dat nou niet? Maar een goed team bouwt zich niet vanzelf. Organiseer dus een team kick-off of een teambuildingssessie. Een dag waarbij iedereen elkaar leert kennen. Stel de doelen voor het team met elkaar vast. Bepaal met elkaar de resultaten waar jullie tevreden mee zijn.

Meer inzicht in elkaar versterkt het onderling vertrouwen en de samenwerking. Happy people, happy you, great results!

3. Leer omgaan met spanning en stress

Natuurlijk ben je enthousiast en ambitieus, en ben je hongerig om alle problemen direct aan te pakken. Je hebt goede ideëen en wilt laten zien dat je van toegevoegde waarde bent. Maar deze houding zorgt er ook voor dat veel beginnend leidinggevenden zichzelf tegenkomen. Trap niet in die valkuil. Er komt zoveel op je af de eerste weken. Dit kan je niet in één keer oplossen. Daarnaast gaan er altijd dingen fout en moet je soms impopulaire beslissingen nemen. Als je niet oppast kan je hier nachten van wakker liggen.

Accepteer dus alvast dat je fouten gaat maken en dat je soms impopulaire beslissingen moet nemen, dan heb je minder last van stress, en blijf je gezonder.

Meer over dit thema: de basis van goed leiderschap (training)

4. Gun jezelf de tijd te leren. Je kan en hoeft niet alles te weten

Twijfels of je het wel goed doet heeft iedere beginnend leidinggevende. En eerlijk is eerlijk: ook al ben jij uiteraard een natuurtalent, iedereen moet vaardigheden ontwikkelen en kennis op doen. Managen is een vak op zich. Vlieguren maken en met situaties leren dealen is waar het om draait. Gun jezelf de tijd en de ruimte om te leren.

5. Laat los, vertrouwen is de sleutel

Aaaah delegeren……Delegeren is een zeer belangrijke, maar soms zo’n lastige vaardigheid om snel onder de knie te krijgen. Wellicht ben je manager geworden omdat je een professional in iets was. Nu is het tijd om dat los te laten. Geef je medewerkers de ruimte om het op hun eigen manier te doen. Je bent nu eerder een coach die kijkt hoe mensen het doen, laat mensen groeien, uitproberen, fouten maken.

6. Durf te vragen

Beginnend leidinggevenden willen, vaak uit enthousiasme, alles zelf doen, alles zelf uitzoeken. Niet alleen kost jou dit heel veel tijd, de grootste valkuil is dat je niet weet wat je niet weet. Durf om hulp te vragen! Drink eens een keer een kop koffie met mensen die veel meer ervaring hebben of kijk of je voorganger tijd heeft. Al ontvang je maar één bruikbare tip, dan al is het gesprek de moeite waard geweest.

Deze tips zijn samengesteld op basis van mijn jarenlange ervaring in het trainen van beginnend leidinggevenden, gesprekken met managers én mijn eigen belevenissen als (startend) hoofd van diverse teams.

Meer weten over leiderschap en hoe je echt impact maakt? Neem een kijkje bij de training “De basis van goed leiderschap”